دفاتر اسناد رسمی به مکان‌هایی گفته می‌شود که به صورت خصوصی و زیر نظر قوه قضاییه مشغول به فعالیت در زمینه حرفه‌ای عقود، قراردادها و ثبت رسمی اسناد می‌باشند.
اعضای تشکیل دهنده دفاتر اسناد رسمی شامل:
الف) سردفتر: مسئول و رئیس دفتر را سردفتر می‌نامند.
ب) دفتریار (معاون): که وظیفه دفتریار بعنوان نماینده ثبت انجام امورمالی، ارسال آمار ماهیانه و سند نویسی دفترخانه می‌باشد.
پ)کارمندان: که تحت عنوان ثبات، سندنویس، مسئول بایگانی و … می باشند.
صنف و مرجع اصلی رسیدگی بر امور و شکایات و جلسات و … دفاتر اسناد رسمی در کانون سردفتران و دفتریاران هر شهر می‌باشد.
ساعات کاری دفاتر اسناد رسمی از ساعت ۸ صبح الی ۲ بعدازظهر و پنجشبه‌ها تا ساعت ۱ ظهر می‌باشد.
زمینه‌ها‌ی فعالیت اصلی دفاتر اسناد رسمی
هر گونه سند رسمی تحت هر عنوانی اعم از اسناد مالی و غیر مالی، تعهدنامه، اقرار، صلح نامه، رضایت نامه، وصیت نامه، قطعی منقول، قطعی غیرمنقول، رهنی،گواهی امضاء و … در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود.
درآمد دفتر اسناد رسمی
۶۰ درصد کل درآمد دفترخانه تحت عنوان حق‌التحریر متعلق به سردفتر و ۱۵ درصد حق‌التحریر متعلق به دفتریار و ۱۵ درصد حق التحریر بعنوان پاداش کارکنان و ۱۰ درصد حق التحریر برای بازنشستگی سردفتر به حساب کانون واریز می‌گردد.
شرایط سردفتری دفاتر اسناد رسمی
الف) اشخاصی که دارای مدرک تحصیلی لیسانس و بالاتر در رشته حقوق ، الهیات و یا رشته مرتبط با آن باشند
ب) اشخاصی که دارای سابقه دو سال خدمت در خدمات قضایی یا وکالت پایه یک دادگستری داشته باشند
پ) داشتن سه سال سابقه دفتریاری برای اشخاصی که دارای مدرک تحصیلی لیسانس و بالاتر در سایر رشته‌ها می‌باشند
ت) سن سردفتر در بدو اشتغال نباید از ۲۴ سال کمتر و از ۵۰ سال بیشتر باشد
نحوه انتصاب سردفتری دفتر اسناد رسمی
سران دفاتر اسناد رسمی توسط سازمان ثبت و کانون سردفتران و دفتریاران به انتصاب می‌رسند که به دو صورت گزینش می‌شوند:
الف) از طریق آزمون طی فراخوان سازمان: که این فراخوان به موجب افزایش جمعیت یا افزایش تعداد معاملات و یا سردفتران انفصال دائم از کار، یا دفاتری که به موجب بازنشستگی جانشین معرفی نکرده‌اند، طبق فراخوان سازمان، افرادی که واجد شرایط سردفتری می‌باشند جهت آزمون شرکت نمایند.
ب) جانشین شدن توسط سردفتران در شرف بازنشستگی: سردفترانی که در شرف بازنشستگی می‌باشند با توجه به سابقه و تجربه بالایی که دارند می‌توانند شخص دارای صلاحیت این شغل را به سازمان معرفی و پس از طی کردن مراحل آزمون به سردفتری منتصب شوند.
منابع آزمون سردفتری اسناد رسمی
حقوق مدنی، جزا، تجارت، ثبت و مقررات ثبتی ، ادبیات، عربی و معارف اسلامی
نحوه انتصاب دفتریاری دفتر اسناد رسمی
دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب آزمون و ابلاغ سازمان ثبت منتصب می‌شود. که هر دفترخانه علاوه بر دفتریار اول می‌تواند دفتریار دوم نیز داشته باشد که مسئولیت و درآمد آن با دفتریار اول متفاوت می‌باشد و به نوعی دفتریار دوم را می‌توان کارمند ارشد دفتر اسناد رسمی در نظر گرفت.
شرایط دفتریاری دفاتر اسناد رسمی
در صورتی که دفتریار دارای مدرک تحصیلی لیسانس باشد، بدون نیاز به کارآموزی و در صورت داشتن مدرک تحصیلی دیپلم به شرط یکسال دوره کارآموزی می توانند انتخاب شوند.
سن دفتریار نباید از ۲۰ سال کمتر و از ۵۰ سال بیشتر باشد.